Impulsionando a produtividade pessoal: conhecendo GTD

Comments

administração de tempo gtd life hack organização produtividade

18 February 2009

Era uma vez um cara que não conseguia desligar sua cabeça das atividades que tinha que fazer. O tempo todo ele ficava pensando no que tinha que fazer e principalmente no que estava deixando de fazer. Um dia esse cara ficou louco e largou tudo!

Quem é que nunca se sentiu assim? Seja durante um projeto, uma fase ruim da vida ou mesmo durante todo o tempo. Há cerca de um mês atrás eu estava me sentindo dessa forma (isso não quer dizer que eu não precise de férias :) ). Só que antes de ficar louco e largar tudo como na historinha acima decidi fazer alguma coisa a respeito. Foi quando encontrei uma técnica fabulosa chamada GTD oriunda do inglês Getting Things Done traduzida livremente em português para Fazendo as coisas acontecerem.

Quando você tem projetos que de alguma maneira participa ou atividades/objetivos/metas que deve cumprir (com certeza todos nós temos vários) é inevitável que sua mente fique ligada tomando conta disso tudo pra você. O problema é que nesse ponto nosso cerébro não é tão inteligente assim e lembra você de coisas que você tem que fazer, mas geralmente nas horas erradas.

De que adianta meu cerébro me lembrar de fazer a matrícula da faculdade hoje se as inscrições serão abertas apenas em junho? De que adianta ele me lembrar de comprar fraldas no momento que já cheguei em casa vindo do super mercado? Não adianta de nada! Dessa maneira, apenas problemas são causados e o resultado é que você fica ligado o tempo todo sem descanso por nem um minuto.

Mas por que isso acontece? Porque o cerébro não conhece nenhum sistema externo a ele em que confie para fazer esse controle. Enquanto não houver um sistema em que onfie, ele irá fazer esse trabalho (que percebemos que ele não faz muito bem...). É ai onde entra uma técnica que possibilite seu cerébro relaxar e ao mesmo tempo te manter no controle ~~isso se você ainda tiver algum~~.

GTD é uma técnica de administração de tempo e de produtividade criada por David Allen que tem como objetivo limpar sua mente e deixa-lo num estado de controle relaxado, sem neuras e stress.

O fluxo é bastante simples e pode ser visto na figura mais abaixo. São basicamente 5 etapas:

Coletar - É a primeira parte do processo. Neste momento você deve pegar absolutamente tudo que tem a fazer e colocar em um lugar, algo como uma caixa de entrada. Você pode usar uma caixa literalmente ou então uma ferramenta no seu computador. Eu recomendo a utilização de um compartimento físico, pois representa efetivamente a realidade e não apenas uma abstração. Pros itens "virtuais" que devem ser processador você pode criar um cartão e colocar dentro da caixa. A partir do momento que você inicia a aplicação da técnica tudo de novo que surgir deve ir para sua caixa de entrada. Desde contas a pagar até uma ligação que você deve fazer para um amigo no dia de seu aniversário.
Processar - Se você coletou direitinho seu itens, neste momento você deve ter uma enorme pilha de coisas a executar. O problema é que nem tudo é passivel de ação neste momento. Algumas coisas você precisa fazer em determinada data, outras dependendem de terceiros e outras você não quer fazer em um futuro próximo, por exemplo. Isto é processar. Você vai parar 1 minuto e pensar o que fará com cada um dos itens.
Organizar - Uma vez decidido o que fazer com o item, você deve organizá-lo em um dos locais apropridados. Podem ser:
1. Lixeira - Isso não serve pra nada? Não consegue ver valor? Lixo! Não tenha dó, pois dessa maneira você só irá acumular tranqueiras.
2. Algum dia/Talvez - "Viajar para acapulco no México". Não é algo que você possa fazer agora, mas quer fazer algum dia. Muito bem, vai para uma lista exclusiva para esse tipo de itens.
3. Referências - Seu amigo te passou um artigo super interessante que você não irá usar no momento, mas pode vir a servir para alguma coisa? Coloque-o em uma pasta só para consultar futuras.
4. Fazer agora - Você precisa ligar para sua namorada avisando que precisa da ajuda dela no final de semana. Isso demora menos do que dois minutos. Então faça agora mesmo!
5. Delegar - Isso não depende de você, mas você precisa saber do resultado ou acompanhar por outro motivo. Coloque em uma lista separada, delegue ao responsável e fique tranquilo.
6. Agenda - Consulta médica daqui 30 dias. Marque no calendário (físico ou virtual). Ele vai garantir que você não se esqueça.
7. Projetos - Existe algo que precisa de mais de uma ação física para ser completado? Talvez "construir uma casinha para meu cachorro". Para executar isso você precisará orçar os materiais e fazer um plano antes de executar a construção. Essas ações devem ficar agrupadas em pastas separadas para projetos. Uma por projeto.
8. Próximas ações - Nesta lista vai as ações que você deve executar que não encaixaram em nenhuma outra lista e que você irá fazer assim que tiver um tempo livre. Por exemplo: "ler post a respeito de GTD no blog do Tuca" :)
Executar - Uma vez que você tenha tudo organizado chegou a hora de executar! Eu costumo começar pelo que é mais importante e depois executando a lista de "Próximas ações" conforme possível. É importante ter uma meta pessoal ou objetivo a ser alcançado (lembra daquelas promessas de ano novo?), pois eles podem te guiar na escolha do próximo item a ser executado.
Revisar - Este momento é que torna possível o funcionamento do processo. Pelo menos uma vez por semana é necessário que você tire um momento em que possa ficar tranquilo para revisar os itens da sua lista, removendo os completos, processando e organizando os novos itens e acompanhando os itens que você delegou. Eu faço este processo uma vez por dia pelo menos. Isso garante que eu não esqueça de nenhum compromisso e também que minha caixa de entrada não fique cheia.

Fluxo de execução do GTD

O processo é bastante simples e você pode usar diversas ferramentas para executá-lo. Ir atrás de ferramentas é inclusive divertido e motivador. Num post futuro vou detalhar um pouco mais a respeito das ferramentas que utilizo, mas entre elas estão: o RememberTheMilk para atividades virtuais e referências, um bloco Moleskine Reporter para anotações e idéias para usar quando não tenho acesso ao computador e um rotulador eletrônico que me ajuda a organizar os itens na minha caixa física.

Iniciei os estudos comprando o livro do David Allen que tem cerca de 200 páginas na Livraria Cultura por R$44,00.e desde que estou aplicando o método na vida pessoal e profissional (é quase impossível separar) senti uma melhora sensível na minha organização, no cumprimento de objetivos e atividades e na concentração enquanto executo alguma coisa. Afinal, meu cerébro não precisa mais se preocupar em cuidar das minhas pendências porque tenho um sistema para isso! :)

Foi um post longo e com toda a certeza não é possível passar todos os detalhes de como aplicar essa técnica, mas a idéia é mostrar por onde começar e mais importante, mostrar que existe uma maneira de manter o controle de suas atividades de uma maneira tranquila e relaxada sem precisar arrancar os cabelos (se você tiver).

Além do livro, segue abaixo diversas outras referências que podem ajudar, em vídeo inclusive.

Efetividade.NET - Blog a respeito de produtividade com diversas dicas e métodos para ser mais efetivo.
43 Folders - Blog americano também a respeito de produtividade.
LifeHack - Site em inglês com dicas hacks para melhorar seu dia a dia.
Técnica Pomodoro - Outra técnica de organização que bloguei anteriormente

E pra finalizar um vídeo do próprio autor em uma palestra sobre GTD

Espero que gostem e aproveitem!

EDIT: Produtos Moleskines até pouco tempo atrás não eram vendidos no Brasil, mas agora você pode encontrar na Livraria Cultura. Nas lojas físicas e online. Valeu por lembrar Victor!